Teilnahmebedingungen
Mit der Anmeldung zur Convention (kurz Con) über Easy-Con.org werden die folgenden Bedingungen anerkannt:
Zahlungsmodalitäten
Eine Anmeldung verpflichtet zur Zahlung des vereinbarten Con-Beitrags nach Aufforderung durch die Con-Organisation (kurz Orga) innerhalb von zwei Wochen oder bei einer Last-Minute-Anmeldung spätestens bis zwei Tage vor Beginn der Veranstaltung. Eine kostenfreie Abmeldung ist nur bis zum 15. April 2026 möglich. Danach müssen dem Verein die durch die Absage entstehenden Stornokosten (zeitlich gestaffelt 50-80% des individuellen Buchungspreises) erstattet werden. Die Orga behält sich vor, aus Kulanz auf einen Teil der Stornokosten zu verzichten, wenn sich dies nicht negativ auf die Gesamtkalkulation auswirkt. Sollte die ganze Convention unerwartet abgesagt werden müssen (z. B. wegen Pandemie), wird den Teilnehmenden ihr Con-Beitrag schnellst möglich zurückerstattet.
Wenn der Con-Beitrag nach der Zahlungsaufforderung nicht innerhalb der oben genannten Frist auf dem Vereinskonto eingegangen ist, ist die Con-Orga berechtigt, die Reservierung zu löschen und den Con-Platz an eine Person von der Warteliste zu vergeben.
Datenschutz
Die bei der Anmeldung zum Con eingegebenen persönlichen Daten der Teilnehmer*innen werden für Verwaltungszwecke elektronisch in Easy-Con gespeichert, aber nicht für andere Zwecke verwendet oder weitergegeben. Auf Wunsch werden die Daten nach der Veranstaltung auch bei Bestand eines aktiven Nutzerkontos gelöscht. Hierzu bitte eine E-Mail an die Orga schreiben. Den Teilnehmenden stehen nach DSGVO unter anderem das Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung ihrer persönlichen Daten zu.
- Im Rahmen der Zimmerbuchung werden dem Tagungshaus Schloss Herborn (Träger: Theologisches Seminar der EKHN) die Namen der Teilnehmenden übermittelt. Diese werden lediglich zur Erfüllung der gebuchten Leistung verwendet. Hierfür gelten die Datenschutzbestimmungen des Tagungshauses.
- Sollte für den Veranstaltungszeitraum eine Kontaktdatenerhebung nach der Corona-Schutzverordnung des Landes Hessen oder eines ähnlichen Pandemieplans vorgesehen sein, werden die nötigen Informationen der Teilnehmenden dem Tagungshaus für diesen ausschließlichen Zweck zur Verfügung gestellt. Die Teilnehmenden werden vor Beginn der Veranstaltung darüber informiert.
Haftungsausschluss
Die Teilnahme an der Veranstaltung erfolgt auf eigene Gefahr. Für verursachte Schäden sind die Teilnehmer*innen selbst verantwortlich. Dies gilt sowohl für Vermögens-, Sach- und Personenschäden. Eine private Haftpflichtversicherung empfehlen wir grundsätzlich und setzen diese daher voraus.
Die Teilnehmenden verpflichten sich, sich selbständig über die geltenden Sicherheitsbestimmungen des Veranstaltungsortes zu informieren und diesen Folge zu leisten (Hausordnung, Flucht- und Rettungspläne etc.).
Minderjährige bis zum Alter von 13 Jahren dürfen nur in Begleitung eines Erziehungsberechtigten teilnehmen. Teilnehmer*innen im Alter von 14 bis 18 Jahren benötigen eine schriftliche Einverständniserklärung eines Erziehungsberechtigten.
Die Con-Orga ist nicht für Inhalt und Qualität der Programmpunkte verantwortlich. Ein Recht auf Teilnahme an bestimmten Programmpunkten besteht nicht.
Hausrecht
Den Anweisungen der Con-Orga und des Tagungshaus-Personals ist Folge zu leisten. Teilnehmer*innen, die gegen die Sicherheitsbestimmungen verstoßen, andere Personen gefährden oder Anweisungen in schwerwiegender Art und Weise nicht Folge leisten, können von der Veranstaltung verwiesen werden. Eine Rückerstattung des Con-Beitrages erfolgt in diesen Fällen nicht.
Die Convention soll ein sicherer Raum für alle Teilnehmenden sein. Wir dulden keinerlei Gewalt jedweder Art, noch sexuelle Belästigung, Rassismus, ernste Drohungen oder sonstige Gefährdungen der Anwesenden. Entsprechende Vorkommen sind der Orga unverzüglich zu melden und werden mit dem Ausschluss der Verursachenden geahnded (mit den oben beschriebenen Konsequenzen). Dieses Recht behalten wir uns auch gegenüber Personen vor, die durch übermäßigen Konsum von Alkohol oder Drogen die Convention stören.
Darüber hinaus gibt es keinen Platz für Diskriminierung, Fremdenhass oder rechts-populistisches Gedankengut auf unserer Veranstaltung. Wir möchten Diversität und friedliches Miteinander aktiv fördern. Alle Teilnehmenden sind angehalten, die Wünsche und Grenzen ihrer Gegenüber zu respektieren: Nur Ja heißt Ja; Konsens muss eingeholt/bestätigt werden und kann jederzeit auch wieder entzogen werden. Bitte beachtet die Pronomen anderer Personen. Wir empfehlen ausdrücklich die Verwendung von Sicherheitstechniken in Spielrunden.
Organisatorisches
Shuttle-Wünsche für die An- und Abreise müssen frühzeitig abgesprochen werden. Ein Anspruch auf eine Shuttle-Fahrt besteht nicht. Nutze hierzu bitte auch die entsprechenden Kanäle auf dem Nexus-Discord.
Es dürfen keine eigenen Getränke und Lebensmittel im Tagungshaus verzehrt werden. Neben der gebuchten Vollverpflegung werden alkoholfreie Kalt- und Heißgetränke vom Haus gestellt und sind für die Dauer der Veranstaltung im Con-Beitrag inbegriffen. Für die Abrechung mit dem Verein wird hierfür eine Strichliste geführt. Weitere Getränke wie z.B. Bier oder Wein sowie Snacks können vom Tagungshaus gegen eigene Rechnung erworben werden. Bezüglich eigener Snacks, siehe auch die Sondervereinbarung hier.
Bettwäsche und Handtücher werden vom Haus für Übernachtungsgäste gestellt. Die Schlafräume sind am Abreisetag bis 9:30 Uhr zu räumen.
Das Mitbringen von Haustieren ist aus hygienischen Gründen nicht erlaubt. Feuer und offenes Licht sind im Tagungshaus nicht erlaubt (Ausnahmen für Kerzen während Spielrunden sind vorher explizit mit der Orga abzusprechen und erfordern die Einwilligung des Tagungshauses). Das Haus ist direkt an die örtliche Feuerleitzentrale angeschlossen; ein Auslösen der Brandmeldeanlage durch Missbrauch oder Verstoß gegen die Hausordnung, und der daraus resultierende Einsatz der Feuerwehr ist von den verursachenden Teilnehmenden privat zu bezahlen.
Alle Fundstücke sind bei der Con-Orga abzugeben.